Changer de comptable : étapes, calendrier et documents

Beaucoup de dirigeants jugent leur cabinet comptable trop silencieux et restent malgré tout, par crainte d'une opération compliquée ou mal vue. La profession étant réglementée, la passation d'un cabinet à un autre est prévue par le code de déontologie. Le changement suit un chemin balisé, à condition de respecter le calendrier et quelques formalités.

Les motifs qui reviennent

Le silence arrive largement en tête des motifs de départ : des messages sans réponse, des comptes annuels déposés sans commentaire, aucune alerte en cours d'année. Viennent ensuite des honoraires devenus illisibles, des erreurs répétées sur la paie ou la TVA, et le cas fréquent d'une entreprise qui a grandi plus vite que l'accompagnement dont elle dispose.

Un motif mérite d'être manié avec prudence : le prix. Un devis moins élevé qui suppose que vous saisissiez vous-même les pièces et qui exclut le juridique déplace la charge de travail vers votre bureau. La comparaison n'a de sens qu'à périmètre identique, ce qui suppose de lister précisément ce que couvre chaque proposition.

Changer d'expert-comptable en cours d'année ou à la clôture ?

La lettre de mission fixe les conditions de résiliation, le plus souvent un préavis de trois mois et une durée reconductible d'année en année. Le calendrier le plus confortable consiste à résilier après le dépôt des comptes de l'exercice, pour que le nouveau cabinet reprenne le dossier au début de l'exercice suivant.

Un changement en cours d'exercice reste possible. Il suppose la reprise des écritures déjà passées et un peu plus de coordination entre les deux cabinets, sans que cela pose de difficulté de principe.

Les étapes

Relire la lettre de mission en cours : préavis, durée d'engagement, conditions de sortie, éventuelle indemnité en cas de rupture anticipée.
Choisir le nouveau cabinet avant de résilier. C'est lui qui pilote la transition, et son sérieux se juge dès cette phase : questions précises sur votre dossier, lettre de mission détaillée, engagement sur les délais.
Notifier la résiliation par écrit, en recommandé avec accusé de réception, dans le respect du préavis. Une lettre courte et courtoise suffit, la relation est contractuelle.
Laisser les deux cabinets se parler. Le code de déontologie impose au cabinet entrant d'informer le confrère avant d'accepter la mission, et demande au cabinet sortant de favoriser la transmission du dossier avec votre accord.
Solder les honoraires dus. Le cabinet entrant doit s'efforcer d'obtenir la justification du paiement des honoraires du prédécesseur avant de commencer ses travaux. En cas de contestation sur leur montant, l'ordre propose une procédure de conciliation ou d'arbitrage.

Les documents à récupérer

La reprise se prépare avec une liste précise :

les pièces comptables (factures d'achat et de vente, relevés bancaires, notes de frais) ;
le fichier des écritures comptables (FEC) de chaque exercice clos ;
les bilans, comptes de résultat et liasses fiscales déposés ;
les déclarations de TVA et les justificatifs de télétransmission ;
les bulletins de paie, les déclarations sociales nominatives et les contrats de travail ;
les statuts, actes juridiques et procès-verbaux d'assemblée.

Le FEC mérite une attention particulière. Il conditionne la reprise des balances d'ouverture par le nouveau cabinet et il est exigible par l'administration en cas de contrôle. Un cabinet organisé établit lui-même la liste et se charge de la collecte, sans vous placer en position d'intermédiaire entre deux confrères.

Ce qu'il faut poser dans le nouveau contrat

Le changement est le bon moment pour écrire ce qui manquait : fréquence des points, délai de réponse, format des tableaux de bord, présence lors d'un rendez-vous bancaire, périmètre exact entre tenue, révision, paie, juridique et fiscal. Un contrat qui reprend trait pour trait le précédent reconduit aussi ses défauts.

Je réponds aux demandes de reprise de dossier en cours d'année comme à la clôture, et le cabinet prend en charge la collecte auprès du confrère sortant. Le détail des missions du cabinet répond à la question du périmètre, et l'article sur le recours à un expert-comptable et son coût donne des repères pour comparer deux propositions. Les questions qui touchent au dirigeant lui-même méritent d'être posées à cette occasion.

Questions fréquentes

Comment changer de comptable ?

Choisissez d'abord le nouveau cabinet, puis résiliez par écrit, en recommandé avec accusé de réception, en respectant le préavis de la lettre de mission. Le nouveau cabinet informe son confrère et pilote la reprise du dossier.

Peut-on changer d'expert-comptable en cours d'année ?

Oui. Le changement suppose la reprise des écritures déjà passées et un peu plus de coordination entre les deux cabinets, sans difficulté de principe. Le calendrier le plus confortable reste toutefois un départ après le dépôt des comptes.

Quel préavis pour quitter son expert-comptable ?

Celui que prévoit la lettre de mission, le plus souvent trois mois, avec une durée reconductible d'année en année.

Quels documents récupérer auprès de l'ancien cabinet ?

Les pièces comptables, le FEC de chaque exercice clos, les bilans et liasses fiscales, les déclarations de TVA, les documents de paie et les actes juridiques de la société.

Faut-il régler les honoraires de l'ancien cabinet avant de partir ?

C'est l'usage, et c'est préférable. Le nouveau cabinet doit s'efforcer d'obtenir la preuve que les honoraires dus ont été réglés avant d'accepter la mission.

Sources

Vous envisagez de changer d'accompagnement et voulez une transition sans accroc ? Prenez rendez-vous, trente minutes suffisent pour évaluer votre situation et le bon calendrier.

Comment changer d'expert-comptable ? Étapes, calendrier et documents à récupérer