Note de frais : règles 2026, justificatifs et automatisation

En bref

Une note de frais sert à rembourser une dépense professionnelle avancée par un salarié ou un dirigeant. Remboursée dans les règles, elle échappe aux cotisations sociales.

Deux méthodes coexistent : les frais réels, sur justificatifs, ou les allocations forfaitaires, dans les limites Urssaf. En 2026, un repas au restaurant en déplacement est exonéré jusqu'à 21,40 €.

Le président de SAS et le gérant minoritaire de SARL sont remboursés au réel. Les indemnités kilométriques restent admises pour eux.

La TVA sur un repas n'est récupérable qu'avec une facture ou un ticket identifiant l'entreprise. Celle sur l'hôtel et les billets de train ne l'est jamais.

La note de frais relève à la fois du droit social, de la fiscalité et de la TVA. Une erreur se paie en cotisations lors d'un contrôle Urssaf, ou en TVA déduite à tort.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

C'est la demande de remboursement d'une dépense engagée pour l'entreprise avec l'argent d'une personne. Le salarié paie un repas chez un client, un péage ou une nuit d'hôtel. Il présente ensuite le justificatif et l'entreprise le rembourse.

Service-Public le rappelle : les frais professionnels ne font pas partie de la rémunération et ne supportent ni cotisations, ni CSG, ni CRDS. L'avantage en nature, lui, s'ajoute au salaire.

L'entrepreneur individuel n'établit pas de note de frais au sens strict. Sa dépense passe directement en charge de son activité, avec son justificatif. Les règles de déduction sont détaillées dans l'article sur les charges déductibles d'un indépendant.

Faut-il rembourser au réel ou au forfait ?

Les deux sont possibles pour un salarié. Le choix change la preuve à apporter.

Le remboursement au réel couvre la dépense exacte, sur justificatif. Il n'a pas de plafond. L'Urssaf exige deux choses : prouver que le salarié était contraint d'engager ces frais pour son travail, et produire les justificatifs.

L'allocation forfaitaire verse un montant fixe, sans ticket. Elle est exonérée dans les limites fixées chaque année. En dessous de ces limites, l'employeur doit seulement démontrer la situation de fait, par exemple le déplacement. Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) parle alors d'une présomption d'utilisation conforme.

Voici les limites d'exonération des frais de repas pour 2026, publiées par l'Urssaf.

Situation du salarié	Limite par repas en 2026
Contraint de prendre son repas sur le lieu de travail (travail posté, de nuit, en équipe)	7,50 €
En déplacement, contraint de prendre son repas au restaurant	21,40 €
En déplacement, sans prendre son repas au restaurant (chantier, site extérieur)	10,40 €

Pour le grand déplacement en métropole, quand le salarié ne peut pas rentrer chez lui chaque soir, les limites 2026 des trois premiers mois sont de 21,40 € par repas. Le logement et le petit déjeuner sont couverts jusqu'à 76,60 € par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne. Ailleurs, la limite est de 56,80 €. Ces montants baissent au-delà du troisième mois.

Les indemnités kilométriques suivent le barème fiscal publié chaque année. Elles supposent que le salarié utilise son véhicule personnel. Le simulateur d'indemnités kilométriques applique ce barème selon la puissance du véhicule et la distance.

Quels justificatifs conserver ?

Ceux qui prouvent la réalité de la dépense, son montant et son lien avec le travail.

Pour un remboursement au réel, il faut le ticket ou la facture, et le motif. Le BOSS demande des justifications « suffisamment précises » pour établir la réalité et le montant des frais. Il faut aussi montrer que la dépense a été faite dans l'intérêt de l'entreprise et qu'elle n'est pas d'un niveau exagéré.

Pour les indemnités kilométriques, l'Urssaf énumère trois pièces : la preuve du déplacement professionnel, le nombre de kilomètres parcourus et la carte grise du véhicule. Sans elles, les indemnités entrent dans l'assiette des cotisations.

Une bonne note de frais mentionne donc la date, le lieu, l'objet du déplacement, le client ou le chantier concerné, et le montant.

La TVA d'une note de frais est-elle récupérable ?

Oui, sous conditions. Certaines dépenses en sont exclues.

Pour un repas, tout dépend du document remis par le restaurant. La fiche de la DGFiP sur les notes de restaurant, mise à jour en juin 2026, distingue deux cas.

En dessous de 150 € HT, un ticket de caisse suffit s'il mentionne le taux et le montant de la TVA, le HT et le TTC. Le client doit aussi y porter son identification complète, c'est-à-dire la raison sociale et l'adresse de l'entreprise.
Au-delà de 150 € HT, une facture comportant toutes les mentions obligatoires est exigée.

Un simple ticket remis au salarié, sans le nom de l'entreprise, ne suffit pas à déduire la TVA. Depuis le 1er septembre 2026, le salarié peut donner au restaurant le SIREN de l'entreprise. Le restaurateur émet alors une facture électronique que l'entreprise reçoit par sa plateforme agréée.

Deux exclusions s'appliquent quel que soit le justificatif.

L'hébergement des dirigeants et du personnel. La TVA sur les nuits d'hôtel n'est pas déductible (article 206 de l'annexe II au CGI).
Le transport de personnes. Train, avion, taxi : la TVA n'est pas récupérable, quel que soit le moyen de transport.

Comment rembourser les frais d'un dirigeant de SASU ou de SARL ?

Au réel, sur justificatifs. Le forfait lui est en principe fermé.

L'Urssaf et le BOSS visent le président et les dirigeants de SAS ou de SASU, le gérant minoritaire ou égalitaire de SARL et le PDG de société anonyme. Leurs frais sont remboursés d'après leur valeur réelle. La même règle vaut pour les dirigeants affiliés au régime des non-salariés, comme le gérant majoritaire de SARL.

Le BOSS admet une exception. Quand ces dirigeants assimilés salariés utilisent leur véhicule personnel, leurs frais peuvent être remboursés par les indemnités kilométriques du barème fiscal.

Un président de SASU qui se verse une indemnité de repas forfaitaire s'expose donc à un redressement. Le sujet rejoint l'arbitrage entre salaire et dividendes du dirigeant.

Quelles erreurs coûtent cher lors d'un contrôle Urssaf ?

Celles qui transforment un remboursement en complément de salaire. Quatre reviennent souvent.

Une allocation au-dessus de la limite, sans justificatif. Si l'employeur ne prouve pas la situation de fait, l'allocation entière est soumise à cotisations dès le premier euro.
Un forfait versé en plus d'un paiement direct. Le BOSS précise que la présomption d'utilisation conforme tombe si l'employeur paie aussi directement une partie des dépenses.
Des indemnités kilométriques sans carnet de trajets ni carte grise. Elles sont réintégrées dans l'assiette.
Un forfait versé à un dirigeant qui n'y a pas droit. Seuls les frais réels, et les indemnités kilométriques, échappent aux cotisations.

Côté fiscal, le BOFiP rappelle que des charges sans pièces justificatives peuvent être réintégrées au bénéfice imposable. Une même dépense peut alors être réintégrée à la fois dans les cotisations et dans le résultat imposable. L'article sur les charges non déductibles détaille les dépenses que l'administration écarte le plus souvent.

Comment comptabiliser une note de frais ?

La dépense va dans un compte de charge, le remboursement dans un compte de tiers.

Le plan comptable prévoit le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions ». Il se détaille en voyages et déplacements (6251), missions (6256) et réceptions (6257). La TVA déductible, quand elle l'est, va dans son compte de TVA. La dette envers le salarié s'enregistre dans son compte de personnel, soldé par le virement.

Pour un dirigeant associé, la dette passe souvent par son compte courant d'associé (compte 455).

Combien de temps garder les justificatifs ?

Six ans au titre du livre des procédures fiscales (article L102 B), dix ans au titre du code de commerce (article L123-22). Le délai le plus long s'impose en pratique.

Que peut-on automatiser dans une note de frais ?

Presque tout le circuit, de la prise du ticket au virement.

Le ticket photographié. Le salarié prend la photo sur son téléphone au moment de payer.
La lecture automatique. La reconnaissance de caractères extrait la date, le commerçant, le montant et la TVA. Le salarié complète l'objet et le client.
Le contrôle de la politique de frais. L'outil compare chaque dépense aux plafonds de l'entreprise et aux limites Urssaf. Il signale un repas au-dessus de 21,40 € en forfait, ou un dirigeant qui demande une allocation.
Le circuit de validation. Le responsable valide, puis la comptabilité. La personne qui dépense n'est pas celle qui approuve.
Le remboursement. Les notes validées sont regroupées et payées par virement, avec la paie ou à date fixe.
L'intégration comptable. Chaque note produit son écriture, avec le compte de charge, la TVA et le justificatif attaché.

La fiche DGFiP sur les notes de restaurant signale un piège. Si le restaurant a émis une facture électronique au nom de l'entreprise, et que le salarié joint aussi le ticket à sa note, la même dépense arrive deux fois. Le rapprochement entre factures reçues et notes de frais doit donc faire partie du circuit. La méthode est la même que pour la saisie des factures fournisseurs.

Peut-on jeter le ticket papier après l'avoir photographié ?

Tout dépend de la pièce. Le BOFiP distingue les factures des autres justificatifs.

Une facture peut être numérisée puis détruite, à condition de respecter l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales :

La copie est conforme à l'original, en image et en contenu. Les couleurs porteuses de sens, comme un tampon ou une annotation, sont reproduites.
Aucun traitement de l'image n'est permis, et la compression se fait sans perte.
Le fichier est conservé en PDF ou PDF/A-3. Il porte une empreinte numérique, un cachet serveur ou une signature électronique, et il est horodaté.
L'entreprise documente son organisation d'archivage et la contrôle régulièrement.

Une facture numérisée dans ces conditions vaut pièce justificative pour la déduction de la TVA. À défaut, l'administration peut demander l'original papier. Une simple photo stockée dans un dossier partagé ne répond pas à ces exigences.

Un ticket de caisse ou un autre justificatif qui n'est pas une facture peut être conservé sur support informatique pendant six ans, sans ces conditions techniques. C'est ce que prévoit le BOFiP pour les pièces autres que les factures. Côté social, le BOSS exige des justificatifs pour exonérer un remboursement de frais réels, sans en imposer la forme. La photo doit donc rester lisible, complète et rattachée à la dépense. Au-delà de 150 € HT, une note de restaurant doit être une facture, et les règles de la facture s'appliquent.

Qu'est-ce qui reste entre les mains d'une personne ?

Le jugement sur le caractère professionnel de la dépense. L'outil lit un montant. Il ne sait pas si le dîner réunissait un client ou des amis.

La qualification de la dépense. Déplacement contraint ou non, repas d'affaires ou repas personnel.
Le statut de la personne. Salarié, dirigeant assimilé salarié ou non-salarié : les règles changent.
La TVA exclue. Le logiciel lit une TVA sur la facture d'hôtel. Il ne sait pas qu'elle n'est pas déductible.
Les montants inhabituels. Une dépense élevée ou répétée mérite une question avant le remboursement.

La politique de frais écrite fixe les plafonds, les pièces exigées et les délais de remise. L'outil applique ce qu'elle prévoit. Le cabinet revoit ces exceptions lors de la révision des comptes.

Pour mesurer ce que le circuit actuel coûte en temps, le simulateur temps gagné par l'automatisation donne une première estimation.

Questions fréquentes

Quel est le montant maximum d'une note de frais repas en 2026 ?

Au réel, il n'y a pas de plafond si la dépense est justifiée et raisonnable. En allocation forfaitaire, l'Urssaf exonère jusqu'à 21,40 € par repas au restaurant en déplacement, 10,40 € hors des locaux sans restaurant et 7,50 € sur le lieu de travail.

Quels justificatifs joindre à une note de frais ?

Le ticket ou la facture, avec la date, le lieu, l'objet du déplacement et le client concerné. Pour les indemnités kilométriques, la preuve du déplacement, le kilométrage et la carte grise.

Un président de SASU peut-il se faire rembourser des notes de frais ?

Oui, au réel et sur justificatifs. Les allocations forfaitaires ne lui sont pas ouvertes, sauf les indemnités kilométriques du barème fiscal pour son véhicule personnel.

Peut-on récupérer la TVA sur une note de restaurant ?

Oui, avec un ticket portant l'identification de l'entreprise en dessous de 150 € HT, ou une facture complète au-delà. La TVA sur l'hôtel et le transport de personnes n'est jamais récupérable.

Faut-il un logiciel de note de frais ?

Ce n'est pas une obligation. Au-delà de quelques notes par mois, un outil réduit la saisie, contrôle les plafonds et archive les justificatifs. Il ne remplace pas une politique de frais écrite.

Sources

Vous voulez un circuit de notes de frais simple et conforme ? Découvrez l'automatisation comptable ou réservons un premier échange pour regarder vos pratiques actuelles.

Note de frais : règles 2026, justificatifs, TVA, et comment l'automatiser