Pennylane, Tiime, Indy : ce que le logiciel fait, et ce qu'il ne fera pas

En bref

• Ces logiciels traitent bien la collecte et la mise en forme : connexion bancaire, lecture automatique des justificatifs, pré-affectation, déclarations pré-remplies.
• Pour une activité libérale simple, sans salarié, sans stock et sans opérations internationales, ils peuvent suffire. Le dire autrement serait malhonnête.
• Ils ne décident de rien : qualification d'une dépense, arbitrages de rémunération, choix de régime, traitement d'une opération inhabituelle restent à la charge de l'utilisateur.
• L'éditeur n'engage aucune responsabilité sur votre position fiscale. Les conditions générales le disent. En cas de contrôle, c'est vous qui répondez.
• La réforme de la facturation électronique impose de passer par une plateforme agréée : c'est une fonction à vérifier dans l'outil, pas une option à traiter plus tard.

Il y a dix ans, tenir soi-même sa comptabilité voulait dire acheter un logiciel, l'installer, et saisir. Aujourd'hui, la banque se connecte seule, les justificatifs se lisent tout seuls, et l'écriture se propose d'elle-même. Le progrès est réel, et il serait absurde de le nier pour défendre une position professionnelle.

La question utile n'est donc pas de savoir si ces outils fonctionnent, mais jusqu'où ils vont, et ce qui reste à faire ensuite.

Pour qui ces logiciels suffisent-ils réellement ?

Pour une activité libérale simple, et le dire n'enlève rien à personne. Un consultant, un thérapeute, un graphiste en profession libérale, sans salarié, sans stock, sans immobilisation lourde, sans client étranger, qui relève du régime de la déclaration contrôlée ou du micro, trouvera dans ces outils de quoi tenir ses recettes et ses dépenses, produire sa déclaration et suivre sa trésorerie.

Le coût est de l'ordre de quelques centaines d'euros par an, contre plusieurs fois ce montant pour une mission de tenue. Sur ce périmètre, l'écart n'est pas justifié par une différence de valeur. Ce qui compte, dans ce cas, est de connaître les quelques règles qui structurent le régime, et l'article sur le choix entre micro-BNC et déclaration contrôlée les expose.

Une nuance sur le paysage : ces outils ne visent pas le même public. Certains sont conçus pour être utilisés directement par l'indépendant, d'autres sont d'abord des plateformes collaboratives destinées à être partagées avec un cabinet. Prendre un outil de la seconde catégorie pour travailler seul revient à payer une fonction de collaboration qu'on n'utilise pas.

Que font-ils bien ?

La partie mécanique du travail, celle qui prend du temps sans produire de valeur.

La connexion bancaire supprime la saisie des relevés. La lecture automatique des factures extrait le fournisseur, la date, le montant et le taux de TVA avec un taux de réussite élevé sur les documents standards. La pré-affectation apprend de vos corrections et se trompe de moins en moins sur les dépenses récurrentes. Les déclarations courantes sont pré-remplies à partir des écritures. Le suivi de trésorerie est en général plus lisible que ce que produisait un tableur.

Ce gain est réel et il n'est pas anecdotique. La collecte représente l'essentiel du volume horaire d'une comptabilité de petite structure. La supprimer libère du temps des deux côtés.

Où s'arrêtent-ils ?

À la première décision. Un logiciel classe, il ne qualifie pas, et la différence n'apparaît qu'au moment où elle coûte cher.

Quelques exemples de ce que l'outil ne tranchera pas à votre place :

• Une dépense mixte. Un ordinateur utilisé aussi à titre personnel, un véhicule, un local au domicile appellent une quote-part professionnelle qui doit être justifiable. L'outil enregistre ce qu'on lui dit d'enregistrer.
• Un investissement. Faut-il passer 1 800 € de matériel en charge ou l'immobiliser et l'amortir ? La règle dépend du seuil applicable et de la nature du bien.
• Une opération inhabituelle. Cession d'un élément d'actif, indemnité d'assurance, subvention, apport en compte courant, changement de régime en cours d'année.
• Un arbitrage de rémunération. L'équilibre entre salaire et dividendes se calcule, il ne se déduit pas d'un tableau de bord. Le sujet est traité dans l'article salaire ou dividendes.
• Une question de TVA territoriale. Client étranger, achat intracommunautaire, autoliquidation : l'outil applique le paramétrage qu'on lui a donné, y compris s'il est faux.
• La paie. Dès le premier salarié, le sujet sort du périmètre de ces outils.

Le risque n'est pas que le logiciel refuse de fonctionner. C'est qu'il produise une comptabilité d'apparence parfaitement correcte, cohérente, équilibrée, et fausse sur le fond parce que personne n'a vérifié les qualifications.

Qui répond en cas de contrôle ?

Vous. C'est le point le plus important de cet article, et le moins souvent dit.

Les conditions générales de ces éditeurs sont explicites : l'outil est fourni comme un moyen, sans garantie sur l'exactitude des déclarations produites, et la responsabilité de leur contenu appartient à l'utilisateur. Aucun éditeur ne signe votre liasse, ne se déplace en cas de vérification, ni ne prend en charge un redressement dû à une affectation erronée.

Un professionnel du chiffre est dans une position différente : il engage sa responsabilité sur les travaux qu'il produit, il est couvert par une assurance obligatoire à ce titre, et il répond de ses conclusions devant l'administration. Cette différence ne se voit pas tant que tout va bien. Elle se voit intégralement le jour d'un contrôle.

Ce n'est pas un argument contre l'outil, c'est un élément à mettre dans la comparaison de coûts. Comparer un abonnement annuel à des honoraires sans intégrer ce point revient à comparer deux choses différentes.

Quels critères pour choisir, si l'on décide de s'outiller ?

Cinq questions permettent de trancher rapidement, dans cet ordre.

1. Le régime traité. L'outil couvre-t-il précisément le vôtre : micro, déclaration contrôlée, régime réel à l'impôt sur les sociétés ? Beaucoup couvrent bien le premier et mal les suivants.
2. La facturation électronique. L'outil est-il raccordé à une plateforme agréée ? La réforme est traitée dans l'article sur la facture électronique, et ce raccordement n'est pas une option de confort.
3. La sortie des données. Pouvez-vous récupérer l'intégralité de vos écritures dans un format exploitable si vous changez d'outil ? Un fichier des écritures comptables conforme est exigible en cas de contrôle.
4. Le travail à plusieurs. Si un cabinet intervient, même ponctuellement, l'outil doit permettre un accès partagé sans double saisie.
5. Ce qui reste manuel. Faites la liste des opérations que l'outil ne traitera pas dans votre activité. Si elle est courte, l'outil suffit. Si elle contient la paie, l'international ou des immobilisations, elle indique le contraire.

Le cabinet intervient aussi bien en revue annuelle d'une comptabilité tenue par le dirigeant qu'en prise en charge complète, et se raccorde aux outils déjà en place plutôt que d'imposer les siens. Aucun éditeur ne me rémunère et aucune commission n'est perçue sur ces solutions. Le détail figure sur la page outils et systèmes et sur la page expertise comptable.

Sources

• Obligations comptables du micro-entrepreneur, Service-Public Entreprendre
• Obligations comptables d'une société commerciale, Service-Public Entreprendre
• BOFiP, fichier des écritures comptables et contrôle des comptabilités informatisées (BOI-CF-IOR-60-40)

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Vous tenez votre comptabilité vous-même et vous voulez savoir ce qui mérite une vérification ? Prenons rendez-vous : la revue porte sur les postes à risque, et elle dit clairement si l'outil vous suffit.