En bref
- Une néobanque professionnelle collecte et classe des mouvements bancaires. Elle ne tient pas une comptabilité : ni écritures d'inventaire, ni amortissements, ni comptes annuels, ni liasse fiscale.
- La catégorisation automatique propose une affectation, elle ne la vérifie pas. Une dépense mal affectée reste mal affectée jusqu'à la révision des comptes.
- Le montant de TVA affiché par l'outil est déduit des libellés. Il ne tient pas compte de l'autoliquidation, des achats intracommunautaires ni des taux multiples.
- La plupart de ces acteurs sont des établissements de paiement et non des établissements de crédit : la garantie des dépôts de 100 000 € ne s'y applique pas. Le statut se vérifie dans le registre Regafi de la Banque de France.
Ouvrir un compte professionnel prenait autrefois deux rendez-vous et trois semaines. Il prend aujourd'hui quarante-huit heures et un justificatif d'identité. Qonto, Shine, Revolut Business et leurs concurrents ont réglé un vrai problème, à un prix qui se compare sans rougir à celui d'une banque de réseau.
Le malentendu porte sur ce qui est vendu. Ces offres présentent un tableau de bord, des catégories de dépenses, un suivi de TVA et un export comptable. Beaucoup de dirigeants en concluent que la comptabilité est faite. Elle ne l'est pas, et l'écart se découvre en général au moment de la clôture, quand il coûte le plus cher à rattraper.
Que font réellement ces outils, et pour qui suffisent-ils ?
Ils font la collecte, et ils la font bien. Un compte ouvert rapidement, un IBAN français, des cartes pour l'équipe avec des plafonds réglables, l'émission de factures aux mentions obligatoires, le rapprochement du justificatif avec la ligne bancaire au moment de la dépense, une catégorisation proposée automatiquement.
Le gain n'est pas théorique. Le justificatif photographié le jour même est un justificatif conservé. Sur une année, cela remplace la boîte à chaussures de tickets illisibles, et cela supprime la relance de janvier sur des dépenses dont plus personne ne se souvient. Pour une activité de conseil ou de services, sans stock, sans salarié et sans TVA à gérer, l'outil couvre honnêtement le quotidien.
Il faut ajouter un point que les comparatifs mentionnent rarement. La plupart de ces acteurs sont agréés comme établissements de paiement ou établissements de monnaie électronique, pas comme établissements de crédit. Les fonds sont alors cantonnés sur un compte de cloisonnement, mécanisme de protection réel mais différent de la garantie des dépôts de 100 000 €, qui ne couvre que les établissements de crédit. Le statut de chaque acteur figure dans le registre Regafi tenu par la Banque de France, et il mérite d'être vérifié avant d'y loger toute la trésorerie de l'entreprise.
Où l'outil s'arrête-t-il exactement ?
À la frontière entre le mouvement bancaire et l'écriture comptable. Tout ce qui ne passe pas par le compte, ou qui passe autrement que sa nature comptable ne l'indique, échappe à l'outil.
La liste de ce qui n'est pas couvert est courte à écrire et longue à traiter :
- les écritures d'inventaire : stocks, charges constatées d'avance, produits à recevoir, provisions ;
- les amortissements, qui étalent un investissement sur sa durée d'usage au lieu de le passer en charge d'un coup ;
- le lettrage des comptes clients et fournisseurs, c'est-à-dire le rapprochement entre ce qui a été facturé et ce qui a été payé ;
- les comptes annuels et la liasse fiscale, avec leur dépôt dans les délais ;
- le calcul de l'impôt, sur le revenu ou sur les sociétés, et les décisions qui le précèdent ;
- la paie et les déclarations sociales dès qu'il y a un salarié ;
- le traitement du compte courant d'associé, poste sur lequel les mouvements personnels et professionnels se mélangent facilement.
Une remarque sur la catégorisation automatique, qui est l'argument commercial le plus visible. Elle fonctionne par reconnaissance de libellés et par apprentissage de vos habitudes. Elle propose donc un compte, elle ne garantit pas qu'il soit le bon, et elle ne sait pas distinguer un repas d'affaires déductible d'un repas personnel payé avec la carte de la société. Ce tri se fait par quelqu'un qui connaît l'activité, pas par un algorithme qui lit « restaurant ».
Le suivi de TVA affiché est-il fiable ?
Il donne un ordre de grandeur, pas un montant déclarable. C'est le point sur lequel les mauvaises surprises sont les plus fréquentes.
Le montant proposé par l'outil est reconstitué à partir des libellés et des taux qu'il croit reconnaître. Quatre situations courantes le mettent en défaut :
- L'autoliquidation. Un abonnement logiciel facturé depuis l'Irlande ou le Luxembourg arrive sans TVA. Vous devez la déclarer et la déduire vous-même. L'outil voit une charge hors taxe et n'en tire rien.
- Les taux multiples. Un restaurant applique 10 %, 5,5 % et 20 % sur des lignes différentes d'un même ticket. Le sujet est détaillé dans l'article consacré à la comptabilité d'un restaurant.
- La TVA non déductible. Le carburant d'un véhicule de tourisme, certains frais de réception, les dépenses de logement ne suivent pas la règle générale.
- Le décalage entre encaissement et débit. Une prestation de services relève de la TVA sur les encaissements, une livraison de biens de la TVA sur les débits. Le tableau de bord ne fait pas cette distinction.
Un écart de TVA se solde par une régularisation, et une régularisation tardive se paie en intérêts de retard. Ce n'est pas le poste sur lequel s'en remettre à une estimation automatique.
Comment articuler l'outil et le cabinet sans payer deux fois ?
En laissant chacun sur son terrain. L'outil tient la collecte au quotidien, le cabinet reprend la matière, la contrôle et en tire les décisions.
Concrètement, cela veut dire trois choses. La connexion bancaire alimente directement le dossier comptable, ce qui supprime la ressaisie. Les justificatifs sont attachés au fil de l'eau plutôt que rassemblés en fin d'exercice. Et le temps facturé porte sur la révision, la fiscalité et le conseil, non sur du classement de tickets.
Payer une expertise pour ressaisir des relevés n'a aucun sens. Confier une clôture à un moteur de catégorisation non plus. Les honoraires d'un cabinet et leur formation sont détaillés dans l'article sur le coût réel d'un expert-comptable pour une TPE.
À partir de quand l'outil seul ne suffit plus ?
Dès qu'une de ces cinq situations apparaît, quel que soit le chiffre d'affaires.
Vous passez à la TVA. La déclaration devient périodique et engage votre responsabilité. Les seuils et les conséquences du dépassement sont traités dans l'article sur la franchise en base de TVA.
Vous embauchez. Bulletins de paie, DSN, mutuelle, prévoyance et registre du personnel sortent entièrement du périmètre de l'outil.
Vous investissez. Un véhicule, du matériel ou un agencement se traitent en immobilisation et en amortissement, pas en charge.
Vous êtes en société. Comptes annuels, liasse fiscale, approbation des comptes et compte courant d'associé sont des obligations légales, pas des options de confort.
Vous avez des flux internationaux. Ventes ou achats hors de France, plateformes étrangères, marketplaces : la territorialité de la TVA ne se devine pas.
Le cabinet reprend la comptabilité à partir de la connexion bancaire de votre outil, sans vous demander de changer d'habitude ni de logiciel, et prend en charge la révision, les déclarations et la clôture. Le détail des missions figure sur la page expertise comptable, et la démarche de choix d'outils sur la page outils et systèmes.
Sources
- Regafi, registre des agents financiers, Banque de France
- Fonds de garantie des dépôts et de résolution, périmètre de la garantie
- Obligations comptables d'une société commerciale, Service-Public Entreprendre
- Obligations comptables du micro-entrepreneur, Service-Public Entreprendre
- Franchise en base de TVA, Service-Public Entreprendre
Vous utilisez déjà l'un de ces outils et vous voulez savoir ce qu'il couvre vraiment dans votre cas ? Prenons rendez-vous : la revue de votre organisation actuelle prend une heure et évite de payer deux fois le même travail.
