En bref
- Les livres comptables et les pièces justificatives, factures comprises, se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (code de commerce).
- L'administration fiscale peut demander les documents des 6 dernières années. Le délai fiscal est plus court que le délai comptable : c'est le délai de 10 ans qui s'applique aux factures.
- Le double des bulletins de paie se conserve 5 ans, comme les contrats commerciaux et les relevés bancaires.
- Une facture papier peut être numérisée et conservée sous forme électronique, à condition que la copie soit fidèle. Une facture reçue en format électronique se conserve sous ce format.
Ranger les papiers de l'entreprise ne relève pas que de l'ordre. Un document absent lors d'un contrôle fiscal, d'un litige avec un client ou d'un contrôle Urssaf se paie en redressement ou en procès perdu. À l'inverse, garder tout indéfiniment encombre et pose d'autres questions, notamment pour les données personnelles des salariés. Les durées légales permettent de faire le tri.
Combien de temps conserver les factures et la comptabilité ?
Dix ans à compter de la clôture de l'exercice. La règle vient de l'article L. 123-22 du code de commerce et couvre les livres comptables et toutes les pièces justificatives.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Journal, grand livre, livre d'inventaire | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Bons de commande, de livraison, de réception | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Notes de frais et leurs justificatifs | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans | Clôture de l'exercice |
Pour un exercice clos le 31 décembre 2026, les factures de l'année se conservent donc jusqu'au 31 décembre 2036 au moins.
Le cas des notes de frais est détaillé dans l'article sur les justificatifs de notes de frais.
Combien de temps l'administration fiscale peut-elle demander vos documents ?
Six ans. Le livre des procédures fiscales impose de conserver pendant six ans les documents sur lesquels l'administration exerce son droit de contrôle. Le délai court à partir de la dernière opération inscrite dans les livres ou de la date d'établissement du document.
| Impôt ou taxe | Durée de conservation |
|---|---|
| Impôt sur les sociétés, impôt sur le revenu (BIC, BNC) | 6 ans |
| TVA | 6 ans |
| CFE, CVAE, taxe foncière | 6 ans |
Ce délai de six ans ne réduit pas l'obligation comptable de dix ans. Une facture sert aux deux, et c'est le délai le plus long qui s'applique.
En cas d'activité occulte, c'est-à-dire non déclarée, le droit de reprise de l'administration s'étend à dix ans.
Combien de temps garder les documents de paie et du personnel ?
La plupart se conservent cinq ans. Quelques documents de temps de travail ont des délais plus courts.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Double des bulletins de paie | 5 ans | |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié |
| Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte | 5 ans | |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | |
| Décompte des jours travaillés (forfait jours) | 3 ans | |
| Décompte des horaires et des astreintes | 1 an | |
| Déclarations d'accident du travail | 5 ans |
Le bulletin de paie électronique obéit à une règle propre. L'employeur garantit au salarié l'accès à ses bulletins pendant 50 ans, ou jusqu'à ses 75 ans. En pratique, c'est le prestataire de paie ou le coffre-fort numérique qui assure ce service.
Combien de temps conserver les statuts, les contrats et les relevés bancaires ?
Cinq ans dans la plupart des cas, avec des exceptions longues pour l'immobilier.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Contrats commerciaux et correspondance commerciale | 5 ans | |
| Relevés bancaires, talons de chèques | 5 ans | |
| Statuts et actes modificatifs | 5 ans | Radiation de la société |
| Procès-verbaux d'assemblées | 5 ans | Fin de leur utilisation |
| Rapports du gérant et du commissaire aux comptes | 3 derniers exercices | |
| Polices d'assurance | 2 ans | Résiliation |
| Contrat électronique avec un consommateur (120 € ou plus) | 10 ans | Livraison ou prestation |
| Actes d'achat ou de vente d'un immeuble | 30 ans |
Les statuts se gardent en pratique pendant toute la vie de la société, puisque le délai ne commence qu'à la radiation. Le même raisonnement vaut au moment de fermer son entreprise : les archives ne disparaissent pas avec la société. Le liquidateur ou l'ancien dirigeant doit en organiser la conservation.
Les relevés bancaires servent aussi de pièces justificatives comptables. Mieux vaut les garder dix ans, comme les factures.
Peut-on conserver ses factures uniquement en version numérique ?
Oui, sous conditions. Une facture reçue ou émise sur papier peut être numérisée et conservée sous forme électronique pendant le délai légal. La copie doit reproduire l'original à l'identique, en image et en contenu, y compris les couleurs quand elles ont un sens (un montant en rouge, un tampon, une signature).
Une facture reçue sous forme électronique se conserve sous forme électronique. L'imprimer et jeter le fichier ne suffit pas.
Ce point prend de l'importance avec la facturation électronique obligatoire. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée. Ces factures sont des fichiers structurés, et leur conservation passe par la plateforme ou par un outil d'archivage. Le sujet est développé dans l'article sur la saisie des factures fournisseurs.
Que risque une entreprise qui ne conserve pas ses documents ?
Lors d'un contrôle fiscal, l'absence de pièces justificatives permet à l'administration de rejeter la comptabilité. Elle peut alors reconstituer le chiffre d'affaires ou refuser la déduction des charges et de la TVA non justifiées.
Dans un litige commercial, l'entreprise qui ne peut pas produire le contrat, le bon de livraison ou la facture a du mal à prouver ce qu'elle avance. Le délai de conservation de cinq ans des contrats correspond d'ailleurs au délai de prescription des actions entre commerçants.
Pour les salariés, l'absence de bulletins ou de décomptes d'heures fragilise l'employeur devant le conseil de prud'hommes, notamment sur les heures supplémentaires.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les factures d'une entreprise ?
Dix ans à compter de la clôture de l'exercice, selon le code de commerce. Le délai fiscal de six ans est plus court et ne dispense pas de l'obligation comptable.
Combien de temps conserver les relevés bancaires professionnels ?
Cinq ans au minimum. Comme ils servent de justificatifs comptables, la prudence conduit à les garder dix ans, avec les factures.
Combien de temps conserver les bulletins de paie quand on est employeur ?
L'employeur conserve un double des bulletins pendant cinq ans. S'ils sont remis sous forme électronique, l'accès du salarié doit être garanti pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans.
Peut-on jeter les factures papier après les avoir scannées ?
L'administration fiscale accepte une conservation numérique, à condition que la copie soit fidèle à l'original en image et en contenu. La numérisation doit suivre les règles fixées par arrêté, d'où l'intérêt d'un outil conçu pour cela.
Combien de temps garder les documents après la fermeture de l'entreprise ?
Les mêmes délais continuent de courir. Les factures du dernier exercice se gardent dix ans après sa clôture, et les statuts cinq ans après la radiation.
